Op de meest brede wijze geformuleerd bestaat je opdracht erin de interne werking van huisvandeMens Brussel te runnen en te zorgen dat alle organisaties in het gebouw kunnen werken in een goed onderhouden infrastructuur.

Wat de interne werking van huisvandeMens Brussel betreft sta je in voor een goede samenwerking – op het gebied van administratie en logistiek – tussen administratieve krachten, onderhoudspersoneel, vrijwilligers en stagiairs bij huisvandeMens Brussel. Je bent het centraal aanspreekpunt voor vragen en problemen binnen jouw vakgebied voor verschillende actoren: het federaal secretariaat, de directeur/coach, de administratieve medewerkers, de vrijzinnig humanistische consulenten, de voorzitter van de IMD van Brussel enz. (De IMD, of Instelling voor Morele Dienstverlening, is wettelijk belast met het beheer van de materiële en financiële belangen van de erkende niet-confessionele levensbeschouwelijke gemeenschappen.)

Dit zijn de belangrijkste taken die van jou verwacht worden:

Je zorgt voor een gestroomlijnde en overzichtelijke administratie in huisvandeMens Brussel. Je stuurt daarbij het administratief team aan en gaat proactief op zoek naar kwalitatieve verbeteringen in de administratieve processen.
Je volgt de registraties van het team Brussel op. Je zorgt voor een volledige aanvulling van alle gegevens voor huisvandeMens Brussel in het algemene registratiesysteem.
Je organiseert het digitale klassement volgens de afgesproken boomstructuur en zorgt voor een consequent gebruik ervan.
Je zorgt voor de samenwerking tussen onderhoudspersoneel en administratieve krachten om te kunnen inspelen op administratieve, logistieke en materiële noden. Je neemt hierin een coördinerende rol op. Je zorgt dat het beheer van de voorraad in orde is.
Je ondersteunt het team- en projectoverleg van huisvandeMens Brussel.
Je neemt deel aan vergaderingen waarbij de belangen van partners in het gebouw worden samengebracht en bekijkt in samenspraak met de coach waar administratieve of logistieke ondersteuning nodig is.
Je bereidt de begrotingsaanvragen voor de IMD voor in samenwerking met de directeur/coach en de boekhouder. Je zorgt ervoor dat afspraken gemaakt met de boekhouder van de IMD in verband met de overdracht van boekhoudkundige stukken vanuit huisvandeMens worden nageleefd.
Je maakt de uitnodiging/agenda voor de raad van bestuur van IMD Brussel, neemt verslag tijdens de vergadering, zorgt voor een goed onthaal van de leden en springt bij wanneer er vraag is naar administratieve ondersteuning om een vlotte werking te kunnen garanderen. Je waakt daarbij mee over de wettelijke bepalingen, het huishoudelijk reglement en andere regelgeving met betrekking tot de IMD.
Je staat in voor de praktische organisatie van de verkiezingen van de raad van bestuur van de IMD.
Je speelt in op vragen naar ondersteuning van het federaal secretariaat en neemt deel aan vergaderingen op federale uitnodiging.
Deze opsomming is niet limitatief.